Compliance | Geis Gruppe
  • Compliance

Beschwerdeverfahren Geis Gruppe

Für die Geis Gruppe hat die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Verhaltensgrundsätze hohe Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Mitarbeiterorientierung, Integrität, nachhaltigem Wirtschaften und Compliance. Zudem sind fairer Wettbewerb, Vermeidung von Interessenkonflikten und Beachtung der Menschenrechte Maßstab für unser Handeln.

Das Beschwerdeverfahren soll sowohl in Bezug auf den Umgang mit menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken als auch im Umgang mit Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette eines Unternehmens zwei wichtige Funktionen erfüllen: Das Beschwerdeverfahren dient als Frühwarnsystem dazu, dass Probleme erkannt und im besten Fall gelöst werden, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen. Wirksame Beschwerdeverfahren bieten darüber hinaus bei Bedarf Zugang zu angemessener Abhilfe.

Wie bearbeitet die Geis Gruppe die Beschwerden/Hinweise?

Die Geis Gruppe verfügt über ein Beschwerdeverfahren, über das sich sowohl interne als auch externe Personen an das Unternehmen wenden können. Das Beschwerdeverfahren ist für alle menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bzw. Pflichtverletzungen nutzbar. Das Verfahren soll auch genutzt werden, wenn unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachtet wurden.

Das Beschwerdeverfahren liegt im Verantwortungsbereich der Abteilung Nachhaltigkeit. Der Ablauf des Verfahrens nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) wird durch den/die Menschenrechtsbeauftragte:n und/oder seine Vertretung gesteuert und koordiniert. Die Funktion der Ombudsperson gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird ebenfalls vom/von der Menschenrechtsbeauftragten wahrgenommen.

1. Eingang der Beschwerde oder des Hinweises

Der Empfang wird gegenüber der hinweisgebenden Person bestätigt und im Intranet der Geis Gruppe dokumentiert.

Falls es zu Rückfragen kommt oder weitere Informationen benötigt werden, wird mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufgenommen.

2. Prüfung der Beschwerde oder des Hinweises

Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob die Beschwerde/der Hinweis unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt.

Die Rückmeldung an die hinweisgebende Person erfolgt spätestens binnen sieben Tagen ab Eingang der Beschwerde/des Hinweises. In der Empfangsbestätigung wird die hinweisgebende Person über die nächsten Schritte, den zeitlichen Verlauf des Verfahrens und ihre Rechte in Bezug auf den Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund des Verfahrens oder der Nutzung anderer formeller Beschwerdeverfahren informiert werden.

Im Falle einer Ablehnung erhält die hinweisgebende Person eine Begründung.

3. Klärung des Sachverhalts

Die Ansprechperson erörtert den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person, mit dem Ziel ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen. Ebenso wird besprochen, welche Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen auf Seiten der hinweisgebenden Person bestehen.

Der/die Menschenrechtsbeauftragte und/oder seine Vertretung nimmt bei Bedarf Kontakt mit den intern verantwortlichen Personen auf und klärt den Sachverhalt. Dieser Vorgang wird zur Nachverfolgung dokumentiert.

Eine Rückmeldung an den/die Hinweisgebende:n erfolgt spätestens drei Monate nach Eingang der Beschwerde/des Hinweises.

4. Erarbeitung einer Lösung mit der hinweisgebenden Person

Im Austausch mit der hinweisgebenden Person wird aufbauend auf Schritt 3 ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Gegebenenfalls werden auch Vereinbarungen zur Wiedergutmachung getroffen.

5. Abhilfemassnahmen

Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und in der IMS-Maßnahmenliste nachverfolgt.

6. Überprüfung und Abschluss

Das erzielte Ergebnis wird gemeinsam mit der hinweisgebenden Person evaluiert.

7. Wirksamkeitsüberprüfung

Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen gemeinsam mit der Geschäftsleitung überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder erfolgten Abhilfemaßnahmen vorgenommen.

Dokumentation

Die Dokumentation nach LkSG und HinSchG wird im Verarbeitungsverzeichnis der Geis Gruppe im Sinne der DSGVO aufgeführt und im Intranet der Geis Gruppe fortlaufend dokumentiert.

Die Dokumentation gemäß dem Beschwerdeverfahren nach LkSG ist ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren.

Die Dokumentation gemäß dem Beschwerdeverfahren nach HinSchG ist ab Ihrer Erstellung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.

Beschwerdekanäle

Hinweise/Beschwerden zur Lieferkette:


E-Mail: lieferkette@geis-group.de
Hotline: +49 (0) 9771 603-95957 (Erreichbarkeit Mo.-Fr. 09:00 bis 17:00 Uhr)
Außerhalb der Besetzung der Telefonhotline kann eine Nachricht auf die Voicebox gesprochen werden.
Postalisch: Vertraulich: Menschenrechtsbeauftragter
Hans Geis GmbH & Co KG, Rudolf-Diesel-Ring 24, 97616 Bad Neustadt
Persönlich: Falls ein persönlicher Termin gewünscht wird, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kanäle zur Terminvereinbarung.

Hinweise/Beschwerden zu Verstössen im eigenen Unternehmen:


E-Mail: hinweisgeber@geis-group.de
Hotline: +49 (0) 9771 603-95957 (Erreichbarkeit Mo.-Fr. 09:00 bis 17:00 Uhr)
Außerhalb der Besetzung der Telefonhotline kann eine Nachricht auf die Voicebox gesprochen werden.
Postalisch: Vertraulich: Ombudsperson HinSchG
Hans Geis GmbH & Co KG, Rudolf-Diesel-Ring 24, 97616 Bad Neustadt
Persönlich: Falls ein persönlicher Termin gewünscht wird, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kanäle zur Terminvereinbarung.
Vertraulichkeit

Um die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden Personen sowie den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, sind sämtliche Daten in einem geschützten Bereich auf dem File-Server der Geis Gruppe abgelegt, auf den ausschließlich Mitarbeitende der Abteilung Nachhaltigkeit Zugriff haben. Die Möglichkeit, Hinweise auch anonym einzureichen, ist gegeben.

Die dafür notwendige Vertraulichkeit der Identität und des Datenschutzes sind gemäß DSGVO gewährleistet.

Der/die Menschenrechtsbeauftragte und/oder seine Vertretung handeln unparteiisch und unabhängig und sind nicht an Weisungen gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde

Hinweisgebende Personen werden vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund der Nutzung des Beschwerdeverfahrens geschützt. Die Geis Gruppe verpflichtet sich dazu, Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen nicht zu tolerieren.

Sowohl bei eigenen Mitarbeitenden, als auch bei Zulieferern werden entsprechende Konsequenzen folgen, die der Schwere der Repressalie angemessen sind.

Es ist sinnvoll, auch nach Abschluss des Verfahrens in Kontakt mit der hinweisgebenden Person zu bleiben, um sicherzustellen, dass diese nicht im Nachgang durch Vergeltungsmaßnahmen gefährdet wird.

Externes Meldeverfahren

Sollte es zu keiner Einigung in den Beschwerde-/Hinweis-Prozessen nach HinSchG kommen, kann sich die hinweisgebende Person an folgende Stellen wenden:

  • Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (HinSchG §19)
  • Externe Meldestellen der Länder (HinSchG §20)
  • Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle (HinSchG §21)
  • Bundeskartellamt als externe Meldestelle (HinSchG §22)
  • Weitere externe Meldestellen (HinSchG §23)
Copyright 2023 Geis Gruppe. All Rights Reserved.